Van offerte aanvraag naar kennismaking, van offerte uitsturen tot boeking van een droomreis

Vorig jaar had ik een klant waarbij alles klopte. Vanaf het eerste contact hadden we een klik en toen ze vorige week thuisgekomen waren en ik de klant nog even na belde om de ervaringen te vragen dacht ik; daar móet ik een blog over schrijven. 

Midden vorig jaar ontving ik een uitgebreide mail van deze familie bestaande uit 2 volwassenen en 3 kinderen in de leeftijd van 15, 11 en 7. Zij wilden graag voor het eerst buiten Europa reizen en hadden hun zinnen gezet op Amerika. De lijst met wensen was uitgebreid en heel leuk; ze hadden ook een beschrijving van de interesses van de familieleden erbij gedaan! Uit de mail bleek dat ze bij meerdere partijen een offerte wilden opvragen, maar ze wilden graag eerst meer weten over mijn werkwijze, welke route ik zou voorstellen en andere ideeën. Afhankelijk daarvan zouden ze besluiten met welk reisbureau ze verder zouden gaan. 

Nu ken ik Amerika gelukkig erg goed, dus ik heb een enthousiaste mail teruggeschreven met mijn werkwijze, een globale invulling van de route met een kaartje om het te visualiseren, de bezienswaardigheden en een beknopte samenvatting van de Nationale parken. Omdat de oudste dochter als interesse 'toerisme en reizen' had opgegeven, nodigde ik haar uit om samen met mij de route uit te stippelen om zo tot hun perfecte reis te komen. Nog dezelfde dag kreeg ik een super enthousiast antwoord; ze gingen met mij verder!

 Amper een week later zat ik op een maandagavond bij de klant thuis aan de keukentafel om kennis te maken en samen nogmaals de wensen door te spreken. Op deze manier kreeg ik een nog beter inzicht in de samenstelling van dit gezin, maar ook de specifieke behoeften en wensen. Niet iedereen houdt van wandelen, niet iedereen houdt van musea bezoeken, dus ik realiseerde me al snel dat ik voldoende ruimte in het programma in moest bouwen zodat ieder gezinslid voldoende aan bod kwam. 

De dochter ging graag in op mijn voorstel om samen de route uit te stippelen, dus een paar dagen later zat zij bij mij op kantoor. Ik heb eerst meer uitleg gegeven over het werk van een reisagent; wie weet wordt ze ooit nog eens een collega van me, toch? Na een paar uur puzzelen, hadden we de globale route staan. Nu ging het nog om de invulling van het aantal dagen, welke accommodaties passen bij dit gezin en welke excursies werden er gekozen. Voor mij was het enorm leuk om te zien hoe enthousiast de dochter was en omdat zij haar familie beter kent dan ik, hebben we echt hele mooie passende overnachtingsplekken en excursies gevonden. 

Aan het einde van de werkdag heb ik haar weer naar huis gebracht; het creatieve deel zat er nu op en nu was het aan mij om de route om te zetten in een daadwerkelijke offerte. Bij het uitsturen van een offerte probeer ik altijd zo volledig mogelijk te zijn; welke reisadviezen gelden er, is er een visum nodig, hoe zit het met de reisverzekering? Maar ook praktische zaken als welke stekker je nodig hebt, is er een advies voor vaccinaties etc. 

Nadat ik de offerte uitgestuurd had, kreeg ik al snel een positieve reactie. We hebben nog een paar kleine dingetjes aangepast, maar er kwam al snel een definitief akkoord. Zo fijn! Het boekingsproces is dan eigenlijk alleen nog maar administratie; zorgen dat alle hotels in ons eigen boekingsplatform geboekt worden, de vluchten (die al in optie stonden) doorboeken, de autohuur regelen en uiteraard de excursies.

En dan... dan is het wachten tot ongeveer 3 weken voor de reis. Dan begin ik met de voorbereiding van de reispapieren. Alhoewel alles ook in onze MyTC app is terug te vinden, is het voor sommige klanten ook prettig om alles op papier mee te nemen. Voor een grote reis betekent dat dus overuren voor de printer :). Alle onderdelen worden nog een keer extra gecontroleerd en voor ieder hotel controleer ik of er speciale incheck instructies zijn, die ik vermeld op het reisschema. Toen alles gecontroleerd en voorbereid was, maakte ik een afspraak met de familie om de papieren langs te brengen en samen nogmaals uitgebreid door te nemen. Ik probeer altijd een kleinigheidje mee te nemen om de reispapieren nog iets leuker aan te kleden. Dat werd zeer gewaardeerd. 

Tijdens de reis hebben we een paar keer app contact gehad, is alles naar wens? Oh, hoe laat kunnen we inchecken bij dit appartement? We gaan deze excursie niet halen qua tijd, kunnen we omboeken naar morgen? Dit gezin hield ook Polarsteps bij, dus op afstand kon ik iedere dag meegenieten van hun reis. 

Helaas komt aan alles een einde, zo ook aan deze droomreis. Bij thuiskomst lag er een kaartje van mij op de mat; ik had één van de foto's van Polarsteps gebruikt om een gepersonaliseerde kaart te maken om de familie welkom thuis te wensen. Een paar dagen later heb ik telefonisch contact opgenomen om de reis na te bespreken; was alles goed gegaan, waren alle accommodaties naar wens, hoe vonden de kinderen de excursies en wat was nou écht het hoogtepunt? Weet je wat mijn klant zei; mijn hoogtepunt was om samen te zijn met mijn gezin, iedereen volop te zien genieten en dat alles perfect geregeld was. En dat is het; daar doe ik het voor. Ik krijg er nu nog kippenvel van terwijl ik dit blog schrijf. En als ik dan ook nog een appje krijg met de tekst: 'We kijken nu al uit naar de volgende reis', dan kan mijn dag niet meer stuk!